Informasi Proses

SKEMA SERTIFIKASI

Skema sertifikasi legalitas hasil hutan (SVLK) yang dilaksanakan oleh PT. Bhineka Sertifikasi adalah sebagai berikut :

No. URAIAN
1. Permohonan Audit

Auditee melalui wakil manajemennya mengajukan permohonan sertifikasi Verifikasi Legalitas Kayu secara tertulis kepada PT Bhineka Inti Sertifikasi (FM.BIS-301).

Pengajuan permohonan sertifikasi Verifikasi Legalitas dan Kelestarian dapat dilakukan secara berkelompok bagi PBPHH kapasitas produksi < 6000 m3/Tahun, PB untuk kegiatan usaha industri dengan Kategori Kecil dan menengah, TPT-KB yang seluruh kayunya dari hasil tanaman budidaya hutan hak dan/atau Hak Pengelolaan.

Pengajuan formulir permohonan sertifikasi dilengkapi informasi tentang :
  1. Ruang lingkup sertifikasi;
  2. Fitur umum dari auditee, mencakup nama auditee, Penanggung jawab, Nomor izin/SK, lokasi izin, luasan/kapasitas izin/nilai investasi, alamat baik kantor pusat maupun cabang, jenis produk;
  3. Data dan informasi lain yang diperlukan dalam proses verifikasi legalitas kayu.

Dalam hal pemegang hak pengelolaan mengajukan permohonan sertifikasi Verifikasi Legalitas Kayu secara multilokasi (multisite), maka PT Bhineka Inti Sertifikasi menindaklanjutinya dengan meminta hasil internal audit secara keseluruhan (100%).

Khusus pemegang PKKNK atau PPPS, pengajuan permohonan verifikasi kepada LPVI dilakukan sebelum melakukan pengangkutan kayu keluar lokasi PKKNK atau areal PPPS:
  1. Dalam hal sedang dalam proses pengurusan PKKNK, permohonan VLHH Kayu dilakukan pada saat pengurusan persetujuan; atau
  2. Dalam hal persetujuan sedang beroperasi, permohonan VLHH Kayu dilakukan selama periode persetujuan.

Apabila calon auditee yang biaya sertifikasinya dibiayai dari anggaran Kementerian Kehutanan sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor : P.8 Tahun 2021 Tentang Tata Hutan Dan Penyusunan Rencana Pengelolaan Hutan, Serta Pemanfaatan Hutan Di Hutan Lindung Dan Hutan Produksi, calon auditi tidak mengajukan permohonan tetapi melalui proses lelang dari Kementerian Kehutanan.

Manajer Administrasi dan Keuangan memeriksa kelengkapan data dan informasi yang diserahkan oleh auditee dengan menggunakan formulir Checklist Kelengkapan Dokumen (FM.BIS-303) kemudian hasil pemeriksaan kelengkapan dokumen tersebut disampaikan kepada Manajer Operasional untuk dilakukan proses kajian permohonan.
2.
 Kajian Permohonan

Manajer Operasional melaksanakan kajian permohonan dengan menggunakan formulir Kajian Permohonan (FM.BIS-304) guna menjamin bahwa :
  1. Ruang lingkup yang disertifikasi yang diajukan telah ditetapkan.
  2. Persyaratan sertifikasi didefinisikan dengan jelas, dipahami dan didokumentasikan;
  3. Tidak terdapat perbedaan pengertian antara PT Bhineka Inti Sertifikasi dan Auditee;
  4. PT Bhineka Inti Sertifikasi memiliki kompetensi dan kemampuan untuk melaksanakan verifikasi dan menjangkau lokasi operasi auditee;

Berdasarkan hasil kajian permohonan, apabila auditee tidak memenuhi persyaratan minimal sebagaimana dipersyaratkan dalam permohonan, maka auditee harus melengkapi persyaratan dimaksud. Dalam hal auditee memenuhi persyaratan, maka proses audit dapat dilanjutkan.

Manajer Administrasi dan Keuangan menyampaikan surat pemberitahuan Keputusan pelaksanaan audit dengan menggunakan formulir Keputusan Pelaksanaan Sertifikasi (FM.BIS-305) bahwa permohonan sertifikasi Verifikasi Legalitas Kayu telah memenuhi persyaratan.
3. Perjanjian Sertifikasi

Manajer Adimistrasi dan Keuangan menyiapkan dan mengirimkan draft Surat Perjanjian Kerja (FM.BIS-306) yang mempunyai kekuatan hukum kepada auditee.

Apabila Calon Auditee setuju dengan draft kontrak tersebut, Manajer Administrasi dan Keuangan mempersiapkan kontrak akhir sesuai dengan perincian draft Surat Perjanjian Kontrak. Kontrak akhir akan diperiksa, ditandatangani dan dikirimkan kepada wakil Calon Auditee untuk disahkan, dilengkapi dengan Pedoman Pelaksanaan Sertifikasi (FM.BIS-302)

Apabila tahap permohonan dan kontrak sudah disepakati oleh kedua belah pihak, maka Manajer Operasional akan melangkah ke tahap proses evaluasi.
4.
 Verifikasi

Persiapan

1. Perekrutan dan mobilisasi Tim Audit
  1. Manajer Operasional menyusun tim auditor yang terdiri Lead Auditor dan Auditor.
  2. Proses pembentukan tim auditor dan persyaratan kompetensi mengacu pada Prosedur Rekruitmen (BIS-PR-201).
  3. Manajer Administrasi dan Keuangan, menyiapkan dan membuat surat perjanjian kerja dengan Tim Auditor (FM.BIS-308).
  4. Manajer Operasional menjamin bahwa auditor berada pada tempat dan waktu sesuai dengan jadwal kerja.

2. Logistik
  1. Manajer Administrasi dan Keuangan menyiapkan pendanaan dalam jumlah yang mencukupi kebutuhan pelaksanaan kerja Auditor serta tersedia pada waktunya.
  2. Manajer Administrasi dan Keuangan menyediakan kebutuhan administrasi diantaranya Surat Tugas (FM.BIS-309), Visum (FM.BIS-310) dan peralatan kerja untuk kelancaran kerja Auditor.

3. Lead Auditor membuat rencana audit dan waktu yang diperlukan oleh auditor untuk melaksanakan audit dengan formulir FM.BIS-311.

4. Mengumumkan rencana audit (FM.BIS-314) selambat-lambatnya 7 hari kalender sebelum pelaksanaan audit pada website Kementerian (www.dephut.go.id dan http://silk.dephut.go.id) dan website PT Bhineka Inti Sertifikasi (www.bhinekasertifikasi.com), di desa/kelurahan lokasi auditee dan/atau media massa, serta menyampaikan surat pemberitahuan kepada Pemantau Independen (FM.BIS-313) tentang rencana verifikasi, meliputi jadwal dan tata waktu pelaksanaan kegiatan, tim audit, disertai dengan informasi profil singkat auditee.

5. Menyampaikan informasi rencana pelaksanaan audit kepada Dinas Provinsi yang membidangi Kehutanan dan BPHP setempat, UPT Kementerian dan/atau SKPD terkait (FM.BIS-313) untuk verifikasi legalitas kayu pada pemegang izin dan hak pengelolaan dan TPT Sedangkan utk verifikasi legalitas pada hutan hak, IUIPHHK, IUI, TDI dan pengrajin menyampaikan informasi kepada UPT setempat dan/atau SKPD terkait.

6. Menyampaikan permohonan pengumuman rencana audit ke Kementerian (FM.BIS-312) selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum rencana pengumuman di website Kementerian.

Rencana Audit

Lead Auditor menyusun jadwal rencana audit dilengkapi dengan susunan tim audit (FM.BIS-311).

Manajer Operasional menyampaikan rencana jadwal audit kepada auditee selambat-lambatnya 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan audit.

Apabila auditee keberatan dengan susunan tim auditor yang akan melakukan audit, auditee dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada PT Bhineka Inti Sertifikasi disertai dengan alasan yang kuat dan dapat dipertimbangkan selambat-lambatnya 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan audit.

Apabila alasan dapat diterima, maka PT Bhineka Inti Sertifikasi akan mengajukan nama baru yang harus diterima oleh auditee.

Jika alasan tidak dapat diterima, maka tim yang akan melakukan audit adalah tim yang pertama ditunjuk oleh PT Bhineka Inti Sertifikasi dan disampaikan kepada auditee selambatnya 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan audit melalui email/faximili.

Pengaturan Waktu

Kegiatan audit dilakukan berdasarkan tahapan yang telah ditetapkan dalam Keputusan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 Tentang Standar Dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian, dibawah tanggung jawab dan arahan dari Ketua Tim. Tahapan audit antara lain :

Pertemuan pembukaan antara Auditor dan wakil perusahaan;

Verifikasi dan observasi dokumen;

Pertemuan penutupan, dimana temuan dari penilaian dipresentasikan kepada wakil perusahaan dan manajemen.

Pelaksanaan Verifikasi

Pertemuan Pembukaan

Tim auditor melaksanakan pertemuan pembukaan dengan wakil dari perusahaan yang dipimpin oleh Ketua Tim

Verifikasi Dokumen dan Observasi Lapangan

Tim audit memverifikasi dokumen untuk menghimpun, mempelajari data dan dokumen auditee dan menganalisis menggunakan kriteria dan indikator yang mengacu pada Keputusan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 Tentang Standar Dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian.
Untuk menguji kebenaran data yang disampaikan auditee, tim auditor melakukan observasi lapangan melalui pengamatan, pencatatan, uji petik, dan menganalisis menggunakan kriteria dan indikator yang telah ditetapkan untuk dapat melihat pemenuhannya

Penyiapan Kesimpulan Audit

Sebelum pertemuan penutupan tim audit menyiapkan hasil kesimpulan, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Mengumpulkan dan meninjau temuan audit, dan setiap informasi lain yang sesuai yang dikumpulkan selama audit dibandingkan dengan sasaran audit;
  2. Menyetujui kesimpulan audit, dengan mempertimbangkan ketidakpastian dalam proses audit;
  3. mengidentifikasi tindak lanjut yang diperlukan.

Pertemuan Penutupan

Selesai verifikasi Tim Audit melakukan pertemuan penutupan dengan auditee yang dipimpin oleh ketua tim.
Hasil Pertemuan Penutupan dituangkan dalam bentuk Berita Acara Pertemuan Penutupan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Tata Cara Verifikasi

  1. Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian pada pemegang PBPHH mengacu pada Lampiran 3.1 Keputusan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 Tentang Standar Dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian.
  2. Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian pada pemegang Perizinan Berusaha Untuk Kegiatan Usaha Industri mengacu pada Lampiran 3.2 Keputusan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 Tentang Standar Dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian.
  3. Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian pada TPT-KB mengacu pada Lampiran 3.3 Keputusan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 Tentang Standar Dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian.
  4. Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian pada Eksportir mengacu pada Lampiran 3.4 Keputusan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 Tentang Standar Dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian.
  5. Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian pada Importir mengacu pada Lampiran 3.5 Keputusan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 Tentang Standar Dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian.

Pelaporan

Tim Audit membuat laporan hasil audit, memuat informasi lengkap dan disajikan secara jelas dan sistematis, disampaikan kepada PT Bhineka Inti Sertifikasi sebagai bahan pengambilan keputusan penerbitan Sertifikat Legalitas (S-Legalitas).

Pengambilan Keputusan

  • Manajer Administrasi dan Keuangan koordinasi dengan tim auditor menyiapkan dokumentasi laporan hasil audit dan ringkasan singkat hasil audit untuk pelaksanaan pengambilan keputusan.
  • PT Bhineka Inti Sertifikasi menunjuk satu orang personil tetap sebagai personil yang melaksanakan tinjauan dan Pengambil Keputusan.
  • Pengambil Keputusan akan melakukan validasi terhadap laporan hasil audit dari tim auditor, untuk menjamin bahwa audit dilakukan secara efektif dan efisien sesuai dengan standar dan pedoman pelaksanaan penilaian/audit.

Penerbitan Sertifikat

Apabila berdasarkan pengambilan keputusan auditee dinyatakan “LULUS” oleh pengambil keputusan, Manajer Operasional menyiapkan Surat Keputusan Penerbitan Sertifikat yang ditandatangani oleh Direktur.

Sertifikasi Ulang / Re-Sertifikasi

Selambat-lambatnya 6 (enam) bulan sebelum berakhirnya masa berlaku S-LK, auditee mengajukan permohonan re-sertifikasi kepada PT Bhineka Inti Sertifikasi.

Evaluasi

PT. Bhineka Inti Sertifikasi mengembangkan prosedur terdokumentasi tentang proses pelaksanaan audit verifikasi Legalitas dan Kelestarian untuk mengatur pengelolaan rencana pelaksanaan kegiatan Sertifikasi.

PT. Bhineka Inti Sertifikasi memastikan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan verifikasi, seluruh informasi dan/atau persyaratan dokumen telah lengkap tersedia untuk dilakukan verikasi.

PT. Bhineka Inti Sertifikasi dalam melakukan audit verifikasi legalitas dan kelestarian dilakukan oleh sumber daya internal dan jika diperlukan merekrut sumber daya sub kontrak. Standard dan pedoman pelaksanaan verifikasi mengacu pada ruang lingkup yang telah diatur dalam Keputusan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 Tentang Standar Dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian.

Dokumen terkait proses evaluasi lebih lanjut dijelaskan dalam BIS-PR-203 (Prosedur Kerja Evaluasi Verifikasi Legalitas Kayu).

Survailen/Penilikan

Dalam skema sertifikasi verifikasi legalitas dan kelestarian, auditee yang telah mendapatkan sertifikat legalitas dan kelestarian akan dilakukan penilikan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan dalam Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor : P.8 Tahun 2021 Tentang Tata Hutan Dan Penyusunan Rencana Pengelolaan Hutan, Serta Pemanfaatan Hutan Di Hutan Lindung Dan Hutan Produksi.

Penilikan dilakukan selama masa berlaku Sertifikat Legalitas dan Kelestarian.

Keputusan hasil penilikan dapat berupa kelanjutan, pembekuan atau pencabutan Sertifikat Legalitas Kayu.

KEPUTUSAN SERTIFIKASI

PEMBERIAN / PENERBITAN S-LEGALITAS

Sertifikat Legalitas Hasil Hutan (S-Legalitas) diberikan/diterbitkan kepada Organisasi/Auditee yang dinyatakan/diputuskan “LULUS” VLHH Kayu oleh Lembaga MHI (Direktur atau Personel yang kompeten). S-Legalitas berlaku selama 6 (enam) tahun atau berdasarkan sumber bahan baku yang digunakan.

Penghentian, Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi

Apabila dalam survailen atau kegiatan lain ditemukan ketidaksesuaian dengan persyaratan sertifikasi, PT. Bhineka Inti Sertifikasi akan mempertimbangkan dan menetapkan tindakan yang sesuai dengan temuan ketidaksesuaian mencakup :

  1. Keberlanjutan sertifikasi sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh PT. Bhineka Inti Sertifikasi (seperti peningkatan frekuensi penilikan);
  2. Pembekuan sertifikasi sambil menunggu tindakan perbaikan dari klien;
  3. Pencabutan sertifikasi.

Apabila Sertifikasi dihentikan (atas pemintaan klien), dibekukan atau dicabut, PT. Bhineka Inti Sertifikasi akan mengambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam standar dan pedoman pelaksanaan sertifikasi verfikasi legalitas dan kelestarian. PT. Bhineka Inti Sertifikasi membuat perjanjian yang berkekuatan hukum untuk memastikan bahwa dalam kondisi penghentian, pembekuan dan pencabutan, klien tidak menggunakan dokumentasi sertifikasi formal, tanda kesesuaian (Tanda SVLK) untuk kepentingan promosi. PT. Bhineka Inti Sertifikasi membuat status sertifikasi klien yang dapat diakses publik dan melakukan tindakan yang sesuai.

Aturan penggunaan Logo dan tanda SVLK:

  1. Tanda sertifikasi (logo Lembaga BIS) harus digunakan dengan nama dan brand Lembaga BIS (Trustworthy and reliable) dan standar yang berlaku serta nomor sertifikat.
  2. Penggunaan lisensi Tanda SVLK dan Dokumen V-Legal / Lisensi FLEGT oleh Auditi yang
    memiliki S-Legalitas dilakukan sesuai dengan prosedur BIS-PR-207.